El último año me he estado interesando bastante sobre temas de productividad y gestión personal y uno de mis puntos flojos es la planificación de mis tareas. Estuve bastante tiempo poniendo en práctica GTD, pero es demasiado complejo para mi, estar decidiendo y revisando en qué “carpeta” poner las tareas me estresaba bastante y la carpeta de “Otro día” se llenaba de un montón de tareas variopintas que nunca llegaba a hacer… Después probé la técnica de las 2 listas, a priori mucho más simple, pero me producía, si cabe, más estrés que GTD, pues acostumbrado a una clasificación más “completa” el uso de 2 listas se me hacía demasiado simple para decidir donde poner cada cosa… También he probado Pomodoro, pero esto es más una técnica de concentración que de organización.
En resumen, parece que mi problema no es el de organizarme si no el de clasificar… así que daba con una técnica que me ayudase en este aspecto. Necesitaba algo simple, dinámico y dentro de lo que cabe que no me obligue preocuparme por la organización del sistema. Y entonces encontré: Autofocus. Una técnica que, aunque no llevo más de una semana utilizándola, de momento siento que me libera de esa “necesidad de clasificar” que tienen los otros métodos.
La verdad es que, aunque es una técnica muy simple, me ha costado lo suyo entenderla, así que primero os la explico a mi manera xD y después os paso unos enlaces donde seguramente la explican mejor que yo (pero donde yo he necesitado varias lecturas u__u)
El sistema cuenta de una sola lista dividida en 2 partes por una línea horizontal. Lo que esté por encima de la línea lo llamaremos lista cerrada (por la línea) y el resto es la lista abierta.
Empezamos desde cero, sin nada en la libreta, y empezamos a escribir las tareas que nos vengan a la cabeza. No es necesario sacar aquí todas las tareas del dia o la semana, si no las que nos vayan surgiendo con naturalidad, seguramente nos acordaremos de las cosas importantes primero. En cuanto notemos que ya hay que indagar más en nuestra cabeza para saber qué hacer, paramos de escribir tareas y dibujamos la linea horizontal que da comienzo a la lista abierta.
A partir de ahora, tenemos la lista cerrada “por la línea” y toda tarea que recordemos deberíamos escribirla en la lista abierta, es decir, a continuación de la última tarea de la lista por debajo de la línea.
Y empezamos a trabajar sólo sobre nuestra lista cerrada. Vamos mirando las tareas una por una de forma secuencial y en cuanto sintamos que hay que empezar por esa tarea, aunque sea la tercera o la cuarta escrita, nos pondremos a trabajar con ella. De esta manera trabajaremos motivados en ella, ya que por una razón u otra (urgencia, importancia, estamos con poca energía y no hay ganas de hacer algo pesado…) nuestro subconsciente nos sugiere qué toca hacer. Nosotros ya sabemos lo que es importante y lo que no así que inconscientemente ya deberíamos autosugestionarnos a no hacer tareas irrelevantes que hayamos escrito.
Cuando creamos que ya no hay que trabajar más en esa tarea, porque la hemos acabado, porque ya no nos motiva seguir con ella, porque ya le hemos dedicado el tiempo suficiente…. tacharemos la tarea y seguiremos leyendo la lista de tareas cerrada de forma secuencial. Si encontramos otra tarea en la que “de forma natural” nos sintamos motivados a trabajar nos pondremos con ella, y así hasta llegar a la linea que separa la lista cerrada de la lista abierta.
Llegados al final de la lista cerrada nos preguntaremos ¿antes de llegar a la línea he trabajado en alguna tarea de antes de la línea? Si la respuesta es afirmativa, volvemos a leer la lista cerrada desde el principio y de forma secuencial. Ahora hay menos tareas en ella, luego los objetivos se han concretado y hay nuevas prioridades. Si encontramos en la lista cerrada tareas en las que trabajar, lo hacemos, y así hasta llegar a la línea horizontal.
Al llegar a la línea horizontal nos volvemos a hacer la pregunta y si de nuevo la lista es afirmativa toca recorrerse la lista cerrada. Como podéis ver estamos encerrados en nuestra lista cerrada 
. ¿Y hasta cuando estaremos encerrados en esa lista? Hasta que a la pregunta de la línea horizontal respondamos NO.
Si llegamos a la línea horizontal (el final de la lista cerrada) y a la pregunta de ¿antes de llegar a la línea he trabajado en alguna tarea de antes de la línea? respondemos que no, es decir, que nuestra lista cerrada ya no tiene tareas importantes/motivadoras, empezaremos a leer la lista abierta (recuerda que a lo largo de la jornada has ido apuntando cosas que hacer en la lista abierta, las tareas se han de capturar tan pronto como aparecen. Es posible que nuestra lista cerrada no tenga todas las tareas completadas, sin embargo al llegar al final nos hemos dicho “aquí ya no hay nada que hacer”.
Entonces pasamos a leer la lista abierta y vamos haciendo las tareas que creamos importantes/motivadoras. Recuerda, de forma secuencial. Y cuando lleguemos al final de la lista abierta volvemos al inicio de lo que haya quedado por hacer en nuestra lista cerrada.
En la lista cerrada de nuevo, después de haber hecho una única pasada a la lista abierta. Volvemos a leer y trabajar sobre las tareas que creamos necesario. Cuando lleguemos al final de la lista cerrada (recuerda, después de la pasada por la lista abierta) debemos hacernos otra pregunta. ¿Son estas tareas importantes? Piensa que “has pasado de ellas” repetidas veces cuando estabas encerrado en la lista cerrada e incluso después de hacer cosas en la lista abierta todavía no consideras que requieran tu atención. En este punto puedes hacer varias cosas con estas tareas: Tacharlas porque realmente son irrelevantes, ponerlas al final de lista abierta porque sabes que en algún momento debes dedicarle su tiempo o bien reformular esas tareas o dividirla en tareas más pequeñas (quizás al ser una tarea muy grande o al no estar bien concretada no te sientes motivado a hacerla), en ese caso reescribela al final de la lista abierta.
Acabada la purga de la lista cerrada, trazamos una línea horizontal al final de la lista abierta. Esta se convierte en nuestra nueva lista cerrada y vuelta a empezar 
Sí es una parrafada increíble explicar esto y cuando veáis como lo explican “de forma oficial” en 7 pasos pensaréis que no soy muy lúcido 
pero hasta que no ví cierta animación no me quedó claro del todo…
Personalmente me ha gustado este método porque te permite trabajar “de forma natural” sobre aquello en lo que has de trabajar. Y porque de forma dinámica las tareas se van purgando o transformando, dejando poco espacio para la procrastinación 
Un apunte más, yo trabajo con dos contexto, profesional y personal. Me fastidia mucho mezclar ambas cosas, por tanto “tengo 2 libretas”. Capturo tareas en ambas listas pero sólo trabajo sobre una a la vez.
¿Alguno de vosotros había probado ya este método?
y no me gusta acumular libretas y libretas. El iPad es una herramienta muy resultona para esto.